Berichte sind immer Kunden zugeordnet. Deshalb gibt es zwei Wege einen Bericht zu erzeugen.
- Man wählt den Kunden aus und erzeugt aus der Kunden-Detail-Ansicht einen neuen Bericht.
oder
- Man geht über Berichte und klickt auf “+” um einen neuen Bericht anzulegen.
Nun befinden Sie sich auf dem Berichtsformular.
Ein Bericht besteht aus folgenden Komponenten:
- Kunde
- Vorgangsnummer
- Einsatzzeiten
- Tätigkeiten
- Material
Als Erstes können Sie einen Kunden auswählen, bzw. den Kunden ändern oder auch bei Bedarf einen Kunden anlegen. Anschließend geben Sie die Vorgangsnummer zum Bericht ein. Das Bemerkungs-Feld ist für interne Kommentare da, die später nicht auf dem Bericht erscheinen. Beispielsweise für Arbeitsanweisungen, Mitarbeiter Zuordnung oder Termine.
Der nächste Punkt sind die Einsatzzeiten. Die Einsatzzeiten haben immer einen Start und Endzeitpunkt und werden einem Datum zugeordnet. Dann wird noch die Wegzeit zum Kunden angegeben und wie viele Mitarbeiter im Einsatz sind. Pause werden dadurch angegeben, dass man eine weitere Einsatzzeit anlegt.
Nun werden die Tätigkeiten angegeben. Jede Tätigkeit hat ein eigenes Feld und es ist immer ein leeres Tätigkeitsfeld vorhanden, falls man eine weitere angeben möchte.
Zu dem Bericht gehören noch Materialien. Dazu kann man im System hinterlegte Materialien suchen und dem Bericht hinzufügen oder mittels Freitext einfach weitere Materialien angeben. Ein Material besteht immer aus einem Namen, einer Menge und einer Einheit. Im System hinterlegte Materialien können zusätzlich auch eine Artikelnummer haben.
Nun sollte man den Bericht abspeichern. Dies geschieht indem man auf Speichern oder auf das Häckchen um den Bericht abzuschließen drückt.
Beim Abschließen des Berichts werden einem nochmals die Berichtsdetails angezeigt. Nun kann der Bericht vom Kunde unterschrieben und per E-Mail ins Büro gesendet werden.